자료관의 기록관리

     정부나 법인의 기록물관리의 책임은, 조직에서 생산된 모든 기록을 관리하고 그 기록의 생산에서 폐기(또는 보존)까지 전 생애에 걸쳐 가장 유용하게 쓰일 수 있도록 하는 것이다.
기록이란 말은 행정 업무에서 생산된 모든 정보를 포함한다. 대부분의 기록은 종이기록이지만, 다른 포맷(오디오나 비디오 테잎, 사진, 지도, 전자기록)도 있을 수 있다.
두 부류의 기록물 모두 이 모듈에서 개관하는 업무철자체 포함된다.
그러나 일상적인 기록관리는 기록이 현재 사E되고 있는 일선 기관에서 이루어진다.
기록이 생산기관에서만 계속 사용되는 경우, 이를 '현용기록(current record. 업무진행기록)' 이라고 부른다. 얼마나 지나, 기록이 더 이상 정례적으로 사용되지 않지만 계속 보관해야할 경우 이를 '준현용기록(semi - current record)'라 한다.
기록이 더 이상 거의 현행 업무에 쓰이지 않는 준현용 단계에 가면, 그중 일부는 기록물 처리일정표(the disposal schedules)의 권한에 따라 폐기할 수 있다. 대부분의 기록을 문서과로부터 안전하게 보관하고 정보자원으로 이요하며 체계적으로 처리할 수 있는 '중심 기관'으로 옮겨오게 되는데, 이 '중심기관'이 자료관(record center)이다. 본 모둘에서는 바로 이 자료관에서 이루어지는 기록관리를 다루고 있다.

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