일이 되게 말하는 법 - 대면 보고에는 공식이 있다

대면 보고에는 공식이 있다

칭찬은 기대하지 않지만 평온한 하루를 마무리하는 보고의 완성

 

오늘도 보고 때문에 힘든 하루를 보냈는가? 회사에는 층층시하 상사들이 있지만, 보고 방법을 친절하게 가르쳐주는 상사는 없다. 바쁘기도 하고, 귀찮기도 하고, 어쩌면 상사들조차 제대로 배운 적이 없기 때문이다. 어쩔 수 없이 각자가 눈치껏, 직접 깨지면서 “이렇게 보고하는구나” 하고 경험으로 배운다. 상사가 가르쳐주지 않으면 스스로 배워야 하는데 현실적으로 쉽지 않다. 보고를 잘못해 상사에게 깨지면 그 순간에는 억울함과 깊은 빡침(?)이 올라와 제대로 배워보고 싶다는 생각이 잠깐 스쳐가지만, 이내 현실에 안주하며 또다시 보고라는 장벽에 부딪치는 날들이 계속된다. 가르쳐주는 사람도 없고, 배운 적도 없기 때문에 보고는 늘 낯설고 불편한 일로 남게 된다.

이 책은 딱딱 맞아떨어지고 실무에 바로 적용할 수 있는 「보고 공식」을 제시한다. 가장 강력한 말하기 프레임인 프렙(PREP)을 비롯하여 결근방(결론・근거・방법), PIE(Point・Issue・Effect), STAR(Situation, Task, Action, Result) 기법을 활용하여 자신의 의견과 아이디어를 효과적으로 전달하는 방법을 배울 수 있다. 수학 공식 하나만 제대로 알면 상황에 맞게 응용해서 다양한 문제를 풀 수 있는 것처럼, 이 책을 통해 보고 스킬을 넘어 생각하는 방법, 일상의 말솜씨, 사람을 대하는 기술까지 익히고 활용할 수 있다. 막막하고 어렵기만 했던 보고가 이제 익숙하고 편안한 일상의 업무로 느껴질 수 있기를 바란다.

[목 차]

저자의 말 오늘도 보고 때문에 힘드셨나요? 
시작하며 일상의 언어가 아닌 일의 언어 

PART. 1 보고 내용
CH.1 이슈 보고 문제에는 해결책을 묶어서 보고한다 
CH.2 아이디어 보고 생각한 순서가 아니라, 상대방이 궁금해하는 순서 
CH.3 업무 보고 일상의 업무 보고에도 루틴을 만들자 

PART. 2 보고 스킬
CH.1 보고의 언어 보고를 돋보이게 하는 말하기 기술 
CH.2 피드백 대응 상사의 의견에 효과적으로 대응하는 방법 
CH.3 상사 유형 상사의 성향을 파악하고 맞춤형 보고를 하자 

PART. 3 보고 태도
CH.1 보고 시점 상사의, 상사에 의한, 상사를 위한 보고 시점 정하기 
CH.2 보고 지시 보고의 시작이자 완성은 업무 지시를 받는 순간에 있다 
CH.3 보고 매너 Manner makes 보고, 매너가 보고의 완성을 좌우한다 

마치며 보고 품앗이가 이어지는 그날을 기대하며

[본 문]

한 가지 해결책은 실패했을 때 대안이 없지만, 복수의 해결책이 있으면 상황에 따라 유연하게 대응할 수 있어 안심이 된다. 책임지는 자리에서는 늘 플랜 B를 고민하기 마련이다. 이와 같은 상사들의 상황과 입장을 이해하고, 가능하면 2~3개 복수의 대안을 제안하여 상사가 선택할 수 있는 기회를 주는 것이 좋다. 이때, 각 대안의 특성을 비교 분석하여 제시하면 좋은데, 직접 비교법과 가중치 비교법을 주로 활용한다. ---36p

자전거를 처음 탈 때는 넘어질까 두렵고, 중심 잡기도 힘들며, 페달에 발을 올려놓는 것조차 쉽지 않다. 하지만 한 번만 제대로 배워놓으면 다음부터 자전거 타는 법을 의식하고 타는 사
람은 없다. 자유롭게 속도와 방향을 조절하고, 주변 풍경을 감상하며, 온전히 자전거 타기를 즐길 수 있다.
PREP도 마찬가지라고 생각한다. 처음에는 어색하고 정해진 틀에 생각을 채워넣기가 어려울 수 있다. 결론을 떠올리고, 이유와 근거의 차이를 구분하며, 논리적 연결성까지 고려해서 말하기가 쉽지 않다. 하지만 꾸준히 PREP으로 생각을 정리하고 보고하는 습관을 들이면 어느 순간부터는 의식하지 않아도 자연스런 논리와 흐름이 만들어지며 효과적으로 보고하는 순간이
찾아올 것이다. --- 58~59p

모호한 말 뒤로 숨어서 상대방을 혼란스럽게 하는 보고 습관은 보고의 질을 떨어뜨리고, 결국 상사의 신뢰를 잃게 만든다. 수치로 말해야 명확하고, 보고에 힘이 생긴다. 물론 수치로 말하기까지 나름의 노력과 연습이 필요하다. 하지만, 노력의 크기만큼 연습의 시간만큼 결국 신뢰를 얻고 인정받을 수 있다. 보고의 수준은 수치 사용 능력에 달려 있다고 해도 과언이 아닐 것이다. --- 106p

모르는 질문에 답변을 잘하느냐 못하느냐는 사실 그리 중요한 문제가 아니다. 그보다 더 중요한 것은 상사와의 신뢰를 유지하는 것이다. 모르는 질문에 대해 무작정 아는 척하거나 지나치게 소극적인 태도를 보이는 것은 상사의 신뢰를 잃는 지름길이다. 솔직하게 인정하고 질문을 하거나, 밑밥을 깔고 신중하게 이야기하거나 혹은 추후 보고를 약속하고 유예하는 세 가지 전략을 적절히 활용하는 것이 중요하다. 이렇게 하면 모르는 질문에도 당황하지 않고 효과적으로 대응하면서 상사와의 신뢰를 유지할 수 있을 것이다. --- 133p

상사들은 가끔 직접적인 표현이 아니라 모호한 표현을 쓸 때가 많다. 부하직원이 알아서 해석하고 적절히 처리해주기를 바라지만, 부담을 주고 싶지는 않기 때문이다. 문제는 상사의 의도와 달리 직원이 이를 표면적으로 받아들이고 아무런 조치를 하지 않을 때 벌어진다.
물론, 상사의 말을 있는 그대로 받아들이면 몸도 편하고 마음도 편할 수 있다. 하지만 좀 더 주도적으로 일하고 성장하고 싶다면, 상사의 말을 적극적으로 해석할 필요가 있다. 귀를 기울이고 적극적으로 해석하여 상사의 숨은 메시지를 파악해야 한다. --- 182~183p

보고는 단순히 내용만으로 평가되는 것이 아니다. 보고자의 표정, 시선, 몸짓, 목소리, 거리 또한 보고의 신뢰도를 결정짓는 중요한 요소이다. 신뢰를 주는 표정과 시선, 단정한 자세와 자연스러운 제스처, 리듬감 있는 목소리, 보고 거리까지 신경 쓴다면, 보고의 설득력은 한층 더 높아질 것이다. --- 202p