하버드의 특별한 시간관리 수업 - 하버드생들은 24시간을 어떻게 사용하는가?

성공하는 사람들의 시간관리 법칙

혼란한 일상에서 삶의 균형을 잡는 시간 설계법

“하루를 어떻게 쓰느냐가 인생의 방향을 결정한다”

 

애플 CEO 팀 쿡, 일론 머스크, 빌 게이츠 등 세계적인 리더들은 공통으로 시간을 다루는 방식에서 남다른 기준을 보여 준다. 분 단위로 계획을 세우고, 집중과 휴식을 전략적으로 배치하며 하루의 밀도를 극대화한다. 경영학자 피터 드러커 역시 “시간을 관리하지 못하면 어떤 것도 관리할 수 없다”라고 강조했다. 결국 시간은 누구에게나 똑같이 주어지지만, 그것을 어떻게 사용하느냐에 따라 삶의 결과가 달라진다.

 

우리는 늘 시간이 부족하다고 말한다. 해야 할 일은 늘어나고 하루는 빠르게 지나간다. 그러나 같은 하루를 살아가면서도 어떤 사람은 시간에 쫓기고, 어떤 사람은 같은 시간에 더 많은 일을 해낸다. 그 차이는 ‘시간을 사용하는 방식’에서 비롯된다. 세계 유수의 대학에서는 시간을 다루는 능력을 중요한 역량으로 본다. 그곳에서는 단순한 공부법이나 업무 기술보다 목표를 세우고, 우선순위를 정하며, 하루를 스스로 설계하는 방법을 먼저 배운다. 시간을 관리하는 능력이 곧 삶을 설계하는 힘이 된다는 사실을 경험을 통해 익히게 된다.

 

이 책은 이러한 시간 사용의 원칙을 바탕으로 현대인의 일상에서 반복되는 여러 가지 문제를 구체적으로 풀어낸다. 또한 업무 과부하, 미루는 습관, 불분명한 목표, 비효율적인 회의 등 일상의 장면을 통해 시간을 빼앗는 구조와 습관을 설명한다. 그리고 목표 설정, 시간 계획표 활용, 우선순위 정리, 업무위임 등 실천적인 방법을 제시하며 하루를 다시 설계하는 길로 이끈다. 이러한 과정은 단순한 시간관리 기술을 넘어 삶의 방향을 정리하는 태도로 확장된다. 시간을 어떻게 쓰느냐에 따라 하루의 밀도는 달라진다. 하루의 밀도는 삶의 방향을 바꾼다. 혼란한 시대에 시간을 다시 바라보고 싶은 독자에게, 이 책은 하루를 새롭게 설계하는 출발점이 되어 줄 것이다.

[목 차]
  

프롤로그_하버드 학생들의 꿈을 이루는 도구, 시간관리

 

Part 1 무엇이 당신의 시간을 빼앗는가?

 

1. 업무과부하

2. 업무위임과 권한부여의 효과

3. 모든 일을 완벽하게 하려고 하면, 일을 더 망칠 수 있다

4. 내일, 또 모레로 미루는 습관

5. 통제 불가능한 시간

6. 불필요한 출장

7. 불확실한 목표

8. 시간낭비를 부르는 메일 확인

9. 쉬기 전에 버려지는 시간을 계산하라

10. 시간사용 일지 만들기

 

Part 2 효율적인 시간관리 목표를 정하라

 

1. 자신의 가치 알기

2. 목표를 정했다면 일단 행동으로 옮겨라

3. 목표 설정하는 방법

4. 마인드맵을 이용한 목표 구체화

5. 실현 가능한 목표 세우기

6. 목표를 파트별로 나누는 방법

7. 적당하게 어려운 목표를 기준으로 삼아라

8. ‘중요한 것’과 ‘급한 것’에서 우선순위를 정하는 원칙

9. 진행상황에 따른 목표 수정

10. 단계별 목표 실현

11. 파레토법칙을 이용한 시간관리

 

Part 3 나만의 시간관리표를 만들자

 

1. 시간관리에 도움이 되는 수단

2. 시간계획 짜기

3. 일상생활의 시간관리 법칙

4. 나만의 시간관리 리스트 작성

5. 매일 시간을 대하는 태도

6. 제대로 못 하는 것보다 거절하는 것이 낫다

7. 최적의 업무시간 알기

8. 효율적인 업무에 집중한다

9. 잘못을 인정하고, 완벽주의와 작별하라

 

Part 4 권한부여와 업무위임은 더 효율적으로 시간을 이용할 수 있다

 

1. 자신의 역할 제대로 이해하기

2. 업무위임의 기능 이해하기

3. 직원의 능력에 따른 업무위임

4. ‘역 업무위임’의 상황 방지

5. 업무위임을 잘하면 시간관리에도 효율적이다

6. 업무위임 후 평가하기

7. 준비를 확실하게 한 다음 업무위임을 하자

8. 효율적인 업무위임의 원칙과 방법

9. 업무위임의 순서

10. 업무위임 과정 통제와 감독

 

Part 5 업무시간관리 장애극복

 

1. 좋지 않은 업무환경을 어떻게 헤쳐 나갈 것인가

2. 어수선한 업무공간 정리

3. 사장의 생각 읽기

4. 업무간소화

5. 명확한 팀 목표설정하기

6. 방향이 불분명한 업무지시

7. 아이젠하워의 원칙을 이용한 시간관리

8. 미루는 습관 버리기

9. 다른 사람의 힘 빌리기

10. 확실한 시간관리 방법 찾기

 

Part 6 효과적으로 업무효율을 높이는 시간관리 방법

 

1. 효율적인 전화사용

2. 시간을 절약하는 메일 사용법

3. 인터넷으로 빠르게 정보 얻기

4. 교묘하게 시간을 절약하는 소통방법

5. 업무를 나눌 때의 원칙과 기본 구조

6. 적절하게 자투리시간 이용하기

7. 회의 효율 높이기

8. 새로운 시간대 만들기

 

Part 7 업무와 일상생활의 균형 맞추기

 

1. 업무태도 바꾸기

2. 개인생활 정리하기

3. 업무와 휴식을 대하는 올바른 태도

4. 좋은 컨디션 유지하기

5. 잠과 밤샘을 대하는 올바른 태도

6. 감정 컨트롤

7. 가족과 많은 시간 보내기

8. 휴식시간 잘 보내기

9. 스트레스 해소

[본 문]
  

** 상사나 고객은 길고 긴 논문형식의 글이 아니라 짧고 간결하면서도 즉각적인 답변을 바란다. 시간관리에서 가장 중요한 건 고객의 니즈를 제대로 파악하는 것이다. 세 가지만 기억하면 된다. 첫째, 어떠한 일이든 처음부터 완벽할 수 없다. 둘째, 모든 부분이 완벽하지 않아도 된다. 마지막으로 완벽한 게 아니라 실용적인 부분만 분석하라.

 

** “잘하고 있는 게 맞나?”, “이렇게 하면 될까?”, “저 사람들이 나를 어떻게 볼까?”라고 자꾸만 스스로에게 이런 질문을 던지는 사람들이 있다. 지나치게 다른 사람을 신경 쓰면 마치 무대 위의 배우처럼 자기 자신을 잃어버리게 된다. 어쩔 수 없는 상황이 있다는 것을 받아들이고, 자신이 한 일을 인정하는 법을 배워야 한다. 해결할 수 없는 문제를 붙잡고 끙끙대는 게 아니라 될 대로 되라는 식으로 내버려 두는 자세도 필요하다.

 

** 자신에게 미루는 습관이 있는지 확인하고 싶다면 스스로에게 질문을 던져보라. “왜 이 일을 늦춰야 할까?” 만약 그럴싸한 이유가 없다면, 마음을 다잡고 즉시 행동으로 옮기면 된다. 일을 미루는 경향이나 습관이 있는 사람들은 주로 세 가지 이유를 가지고 있다.

 

** 시간을 평균적으로 나눠서 분배하면 안 된다. 중요한 업무에 가장 많은 시간을 분배하고, 꼭 하지 않아도 되는 일이나 나중에 해도 되는 일은 현명하고 용기 있게 거절한다. 어떤 일이 생겼을 때는 “이 일을 해도 좋은가?”라고 먼저 자신에게 물어보자. 굳이 하지 않아도 되는 일까지 해놓고 쉼 없이 열심히 일했다고 만족하지 않길 바란다.

 

** 기회라는 것은 일을 전환할 수 있는 결정적인 순간이다. 최소한의 투자로 큰 성공을 이끌어낼 수 있고, 사물을 조금만 바꿔도 일이 더 발전될 수 있는 것과 같이 타이밍만 잘 잡아도 엄청난 효과를 얻을 수 있다. 반대로 결정적인 문제를 잘못 처리하여 전체를 망치는 것처럼 타이밍을 놓치면 손에 닿을 것 같은 일도 결국 수포로 돌아가고 만다. 성공하고 싶다면 상황을 잘 살펴서 타이밍을 잘 잡아야 한다. ‘결정적인 순간’을 잡아서 ‘적당한 시기’가 오면 기회를 쟁취하도록 하자.

 

**탁월한 업무성과를 거두고 싶다면, 먼저 뚜렷한 목표를 세운 다음 그 목표를 상기시킬 방법을 생각한다. 다음과 같은 방법도 있다. 정확한 목표와 실행 계획을 메모지에 적어 집이나 사무실 등 눈에 잘 띄는 곳에 붙여둔다. 컴퓨터를 켤 때마다 볼 수 있도록 바탕화면으로 설정한다. 목표를 녹음해서 휴대폰이나 MP3에 넣어 운전 중일 때, 집안일을 할 때, 휴식시간 등 생각날 때마다 듣는다. 목표를 출력하여 사무실이나 침실에 붙여둔다.

 

** 현실에서 출발하고 최대한 원대하고 어려운 것을 목표로 삼아야 한다. 하루에 천리를 가는 사람과 하루에 십리를 가는 사람의 정신 상태가 다르고, 높은 산을 오르는 사람과 동산을 오르는 사람이 발휘하는 잠재력이 다른 것과 같다. 합리적이면서 어려운 목표는 자신의 행위에 대한 본보기가 되어 잠재력을 발휘할 수 있도록 도와준다.

 

** 당신은 자신의 목표를 분명하게 말할 수 있는가? 목표에 수정이 필요한가? 하버드 시간관리 프로젝트 연구원들은 부동의 계획은 계획이 없는 것보다 더 나쁘다고 말했다. 이 말은 두 가지 의미가 있다. 첫째, 목표를 세우는 과정도 중요하지만, 업무목표를 사전에 완벽하게 계획할 수 없다는 걸 알아야 한다. 둘째, 언제든지 계획을 수정하고 조율할 수 있는 능력을 갖춰야 한다. 업무를 처리할 때도 외부 환경이 변하면 자신의 계획을 즉각적으로 수정하고, 조율해야 하며, 적절하게 목표를 조정하고 고집을 버려야 한다.

 

** 능숙하게 거절하는 것은 매우 중요하고, 유용한 스킬이다. 다른 사람의 요구에 응답하기 전에 “내가 하고 싶은 건 무엇이지?”, “하기 싫은 건 무엇이지?” 혹은 “어떻게 해야 나한테 좋을까?”를 자신에게 먼저 물어보라. 과연 상대방의 요구에 응했을 때 현재의 업무 진도에 어떤 영향을 미치는지, 내가 이 요구를 미루면 다른 사람에게 어떤 영향을 주는지, 요구에 응했을 때 상대방이 요구한 목표에 도달할 수 있는지를 충분히 고려한 다음 결정을 내려야 한다.

 

** 완벽을 추구하지 말라는 것이 일을 망치거나 대충하라는 말이 아님을 명심해야 한다. 목표가 최상의 상태를 가져오는 것이라면 가지고 있는 능력, 지식, 경험, 시간, 지혜를 총동원해 기본적인 수준에 도달해야 한다. 완벽주의자라면 당신이 생각한 최상의 상태는 영원히 도달할 수 없다. 최상의 상태는 적당히 만족스러운 상황이다. 가능한 한 대다수 사람과 비슷한 상황에서 잘하면 된다.